¿Qué es el PMS de un Hotel?
Mas información de SAHM g3 PMS Hotelero
PMS Hotelero por sus siglas en ingles significa Hotel Property Management System (Sistema de gestión de la propiedad hotelera), el Software PMS debe cubrir todas las necesidades que pueda tener un hotel en cuanto a sus servicios y procesos internos tales como reservaciones, disponibilidad, check in, check out, estadísticas, etc., actualmente muchos de estos softwares se pueden comercializar como sistemas modulares lo cual permite contratar solo las funciones necesarias.
Front desk: Se encarga de todo lo relacionado en la recepción del hotel, principalmente conocer el estado actual de cada habitación, llegadas del día (check in), salidas del día (check out), saldos por habitación, corte de caja por usuario o por turno, huéspedes en casa, historico de huéspedes y muchas funciones más.
Tarifas: La herramienta de tarifas dentro de un Hotel PMS consiste en poder programar las tarifas por noche de cada uno de los tipos de habitación de la propiedad y en periodos determinados ya sea como temporadas altas o temporadas bajas. De igual forma debe permitir segmentar dichas tarifas. En muchas ocasiones y dependiendo de las necesidades de operación de la propiedad hotelera es necesario que el Hotel PMS pueda controlar las tarifas en diferentes monedas.
Reservaciones: Todo PMS Hotelero debe poder controlar en su totalidad los procesos de reservaciones, desde disponibilidad por fechas y tipo de habitación, reservaciones individuales, reservaciones grupales, envio de confirmaciones por correo electrónico, pagos de anticipos, bitácora de cambios, control de sobreventa, datos estadísticos y dado que este es uno de los departamentos más influyentes y de primer contacto con el huesped es de suma importancia que el PMS ofrezca gran facilidad de uso y acceso inmediato a la información.
Motor de reservaciones web: Contar con un motor de reservaciones integrado a su PMS Hotelero es una herramienta poderosa en cuanto a ventas se refiere, permitir que por medio de la página web un cliente pueda consultar disponibilidad, capturar sus datos de reservación y realizar su garantia o pago es primordial en cualquier Software PMS Hotelero.
Facturación digital CFDi: Disminución de tiempos y atención al cliente es de suma importancia, muy pocos PMS Hoteleros cuentan con facturación digital CFDi integrada a sus procesos, permitir emitir tanto factura de forma individual por cuenta de huesped o emitir factura global de ventas a público en general, envio de correo electrónico, generación de complemento de pago, cancelación de facturas ante el SAT impacta tanto en la atención al cliente como en los procesos administrativos y contables.
Captura de presupuestos: Permitir al equipo de ventas "alimentar" la información de presupuestos de ventas y emitir reportes comparativos entre los libros de ocupación e ingresos contra presupuestos es de suma importancia para la toma de decisiones y la eficiente administración de ingresos.
Puntos de venta: Centros de consumo como restaurantes, bares, tienda de souvenirs, venta de tours, etc. exige la necesidad de tener software puntos de venta integrados al PMS Hotelero, estos puntos de venta requieren contar con cortes de caja, captura electrónica de comandas y reportes estadísticos de ventas de alimentos, bebidas y otros, de la misma manera contar con facturación electrónica CFDi en estos módulos.
Almacen: Este proceso es muy genérico y es posible encontrar softwares comerciales para el control de almacenes, pero si su PMS hotelero cuenta con el módulo de almacenes es relevante en cuanto a la gestión de costos, ya que al poder integrar los puntos de ventas, recetas y consumos por departamento entonces es posible integrar estos procesos y obtener información oportuna para la toma de decisiones y análisis.
Salones de eventos: Algunas propiedades hoteleras cuenta con el servicio de salones de eventos sociales o empresariales y contar con un PMS hotelero que les permita controlar la gestión de los eventos en cuanto a disponibilidad de salones, alta de contrato, recepción de abonos, agendar degustación y generar ordenes de servicio para alimentos y montaje.
Procesos contables: Algunos PMS Hoteleros cuentan con módulos propios de contabilidad, en otros casos generan reportes o generan archivos con la estructura necesaria para importar polizas a sistemas contables más comercializados, lo cual permite una mejor gestión de los registros contables.
Gestión de ingresos (Revenue Management: En la gestión hotelera existen diferentes indicadores que permiten medir o conocer la rentabilidad en la que se encuentra una propiedad hotelera como Tarifa promedio, RevPar, Porcentaje ocupación, etc., pero una herramienta de gestión de ingresos pone a disposición de la gerencia indicadores que les permite tomar decisiones para maximizar ingresos, este tipo de herramientas y con una correcta toma de decisiones son de gran beneficio para cualquier propiedad hotelera.
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