¿Cómo comprar un software para Hotel?

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Existen varios factores a tomar en cuenta cuando de adquirir un software para hoteles se refiere. En este artículo me enfoco principalmente a hoteles administrados por sus propietarios o una cadena hotelera la cual requiera un software robusto que le permita contar con una excelente administración de sus propiedades sin una carga económica excesiva.

Curva de aprendizaje: Existen algunos sistemas para hoteles con una curva de aprendizaje muy prolongada ya que tienen infinidad de pantallas para realizar las tareas, es necesario que el usuario este "brincando" de pantalla en pantalla para completar una sola tarea, en lugar de que el software lo lleve de la mano paso por paso. Le recomendamos que ponga mucha atención en la curva de aprendizaje de su posible software hotelero ya que para sus usuarios puede ser muy complejo aprender a usarlo y aprovechar todas sus herramientas.

Multi moneda: La gran variedad de procedencia de turismo y la gran variedad de canales de venta exigen contar con un Software PMS Hotelero multimoneda, el cual le permita registrar sus tarifas en la moneda origen de venta y tener control del tipo de cambio diario a aplicar para esas tarifas

Puntos de venta: Si su propiedad cuenta con diferentes centros de consumo como podrían ser Restaurante, Bar, Spa, Tienda de souvenirs, etc. es de gran necesidad tanto para ofrecer un mejor servicio a sus clientes como para facilitar la operación del personal contar un Software puntos de venta que le permitan integración directa con su Software de gestión hotelera, estos Software puntos de venta deben de tener la facilidad de consultar crédito abierto, firmas autorizadas, nombre del huésped, acompañantes, tipo de plan de alimentos y muy importante registrar cargos a la habitación. Aunque muchos de estos procesos pueden ser realizados de forma manual siempre debe considerar el gran beneficio que implica automatizar procesos.

Integración Channel Manager: La gran variedad de canales de ventas existentes como las OTAs y su gran aceptación por parte de los viajeros representa una importante captación de reservaciones para las propiedades hoteleras, contar un con PMS Hotelero con integración a channel manager es de gran importancia para agilizar el trabajo de actualización de inventarios, tarifas y descarga de reservaciones a sus libros.

Salones de eventos: Este punto está relacionado con el mencionado anteriormente en cuento a los puntos de venta, pero en este caso si su propiedad cuenta con salones de eventos sociales o empresariales la gestión de estos es distinta a un punto de venta, lo ideal es contar con un software que le permita tener cotizador, agenda de sus eventos contratados, horarios de eventos, disponibilidad de salones, servicios y/o alimentos contratados, pagos recibidos por el cliente, generar ordenes de servicio, ordenes de alimentos a preparar e incluso poder emitir su contrato de servicios de forma automática en base a lo capturado en su software, podemos mencionar que muy pocos Software Hoteleros cuentan con un módulo o herramienta que facilite la gestión de salones de eventos.

Registro contable: Es importante considerar que algunos software hoteleros cuentan con módulo de contabilidad integrado, los cuales al ser de poca comercialización puede ser que no encuentre personal contable capacitado en dichos módulos de contabilidad, en ocasiones es de mayor valor utilizar un software contable que sea de conocimiento general y fuerte en su comercialización y encontrar un Software PMS Hotelero que permita integración a dicho software contable, hoy en día esos software contables permite integración e interfaz de formas muy sencillas que permite llevar el registro contable de ingresos siempre al día.

Indicadores de gestión: En la industria hotelera existen diferentes indicadores de gestión como son Tarifa promedio diario por cuarto (ADR), Tarifa diaria promedio por huésped, Porcentaje de ocupación, Ingreso por cuarto disponible (RevPar), Costo por cuarto ocupado, Costo de labor, Pickup, Pace, etc; la obtención de una forma amigable, veraz y eficiente de todos o la gran mayoría de estos indicadores es importante a tomar en cuenta al momento de evaluar las posibles opciones de un Software PM Hotelero.

Recurso humano capacitado: Aunado a la curva de aprendizaje es recomendable realizar un estudio de la disponibilidad regional de personal capacitado, con conocimientos básicos de computación y terminología de turismo, ya que en ocasiones adquirir un software de hotelería en una zona, población o región con recurso humano limitado puede ser un gran dolor de cabeza a la hora de tratar de implementar su software.

Implementación: El periodo y costo de implementación también es un factor importante, en muchas ocasiones el costo de implementación no está incluido en la inversión inicial, el proveedor solo entrega el paquete, los instaladores y manuales, por lo tanto la implementación corre por cuenta del hotel, algo que puede ser muy difícil de lograr si no se tiene la experiencia necesaria.

Elección de software para hotel: El primer paso es escoger qué es lo que se debe usar, basado en las necesidades de la empresa. Una vez estudiado que es lo que queremos controlar se debe seleccionar entre todos los sistemas existentes en el mercado el que mejor se adapte a la situación real del hotel y a su capacidad económica. No tendría sentido invertir tiempo y dinero en un software para hotelería sofisticado con múltiples herramientas que el hotel no utilizará, ni tampoco adquirir sistemas a bajo costo enlatados listos y empaquetados que no se puedan reformar de acuerdo con las características propias. El objetivo es buscar aquel que más se adapte a las necesidades de la organización.

Costo de mantenimiento y disponibilidad de soporte técnico: Un punto muy importante y que con frecuencia se pasa por alto a la hora de adquirir un software hotelero suele ser el costo de mantenimiento, soporte técnico y la disponibilidad de este. Es recomendable asegurarse de que el departamento de soporte técnico cuenta con servicio 24x7 (24 horas x 7 días a la semana) ya que el hotel se encuentra en operación siempre y debe de contar con el respaldo en caso de contingencias en el software hotelero. Tomen en cuenta que su posible proveedor pueda brindarle soporte técnico vía remota por medio de internet, lo cual le ayudara a reducir los costos de tiempos de respuesta, transportación, viáticos y hospedaje. Realice su comparativo del costo anual del mantenimiento y soporte técnico de su posible sistema hotelería, algunos pueden ser verdaderamente caros en cuanto a su mantenimiento se refiere.

Hardware adecuado y en funcionamiento al 100%: Es muy recomendable adquirir su hardware a un proveedor de su localidad ya que en caso de una falla de hardware siempre es más recomendable tener un proveedor local del servicio de mantenimiento de hardware, esto le asegura menores tiempos de respuesta, tramites de garantías y mucho mayor tranquilidad. No olvide seguir las recomendaciones para respaldar su información ya que esta es muy importante y valiosa, así como contar con excelentes instalaciones eléctricas y sus respectivas baterías de respaldo para sus equipos más críticos. Es importante consultar al momento de adquirir una herramienta informática con que equipos se debe contar para poder aplicarla, ya que estos serán costos para enfrentar. Otro factor para asegurar el éxito del proyecto es fortalecer la relación con el proveedor del sistema y tener en cuenta el grado de experiencia de éste con empresas similares.

Facilidad para actualizar la versión de su sistema hotelero: La forma en que su posible software hotelero puede recibir una actualización es muy importante, debe de investigar cual es la metodología que sigue su software y que usted este de acuerdo con esta y sus tiempos, así como costos ya que puede ser un factor muy importante para estar al día con el servicio a sus huéspedes, obligaciones fiscales como cambios de impuestos, requisitos en facturación, etc.

Flexibilidad, costos y tiempos de respuesta para actualizaciones personalizadas es muy importante tomar en cuenta, ya que en muchos casos algunas casas de software no realizan este tipo de actualizaciones a menos que varios clientes de su cartera lo soliciten. Esto provoca que el hotel tenga que adaptarse a la forma de operar del software en lugar de que el software sea flexible y pueda ser adaptado a la forma de operar del hotel.

Plataforma y tecnología de desarrollo: La constante evolución de la tecnología es muy importante a la hora de tomar una decisión en la adquisición de su software hotelero, ya que si está desarrollado en tecnología obsoleta puede ser un ancla muy pesada para poder ofrecer nuevos servicios o conectividad a servicios de internet como pueden ser reservaciones con disponibilidad en línea, envío masivo de correos electrónicos con promociones, programas de recompensas para huéspedes frecuentes con acceso vía internet, etc, etc.

Acceso remoto: Es de mucha utilidad si su software para hotelería le ofrece acceso remoto vía internet a su información y la velocidad de respuesta de su software hotelero, ya que con este tipo de acceso su personal de ventas puede consultar disponibilidad vía remota desde la oficina de alguno de sus clientes para cerrar la venta de un grupo y al mismo tiempo capturar las reservaciones necesarias o alimentar al sistema convenios de tarifas empresariales y así tener su base de datos actualizada, de la misma forma consultar información gerencial que puede ser de mucha utilidad cuando se encuentra de viaje o fuera de las instalaciones de su hotel.

Costo-Beneficio: Para obtener un beneficio completo la empresa debe ver más allá de un sistema y su utilización, debe comprender que se trata de mejorar el desempeño mediante información propia, confiable y actualizada. Por ejemplo, el recolectar el correcto correo electrónico de un huésped correctamente puede generar grandes beneficios para el hotel.

Esperamos que este artículo pueda ser de gran utilidad para su toma de decisiones y pueda generar un gran retorno financiero si implementa el software para hotel adecuadamente, brindando como beneficio control y visualización de las operaciones, eficiencia administrativa, productividad, servicio a clientes, ahorro en costos operativos y soporte para la toma de decisiones.

SAHM g3: Después de más de 20 años de experiencia en el desarrollo de software a la medida para el sector hotelero contamos con uno de los mejores softwares hotelero, muy fácil de aprender y utilizar, gran información disponible en la pantalla principal, complementado con sistemas gerenciales que le permiten tener la información más importante a la mano. Desarrollado en la más nueva tecnología de Microsoft, lo cual nos permite estar actualizando nuestro software para hoteles en línea y agregando nuevas herramientas para mejorar el servicio dentro de su hotel. Ya contamos con motor de reservaciones con disponibilidad en línea y pago mediante PayPal o Mercado Pago(unos de los sistemas de pago por internet más utilizados en todo el mundo y latinoamerica).

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